社内の業務ファイル保管場所に個人ファイルを作ってはいけない理由

あなたの組織は、書類を個人持ちにしているのが当たり前になっていませんか？

「この書式は、あの人が以前作っていたけどまだそのデータ持ってるかな？」

「急遽休んでいる人の代行でこの書類作ることになったけど、そのデータどこに保存してるのかわからない」

このようなやりとりは数年前までは当たり前でした。会社によっては、共有サーバーで管理してるとはいえ、結局そのサーバーに個人フォルダを作ってしまうケースが多かったのです。

これはでは、個人持ちのファイルとなんら変わらないのです。

ここで個人持ちファイルとは何か定義しておきます。個人持ちファイルとは、自分しか見つけられない場所に保管しているファイルとします。例えば、共有サーバーに入れたファイルでも、同じ組織の人が簡単に探し出すことができない場合は、個人持ちファイルと考えています。

個人持ちファイルがなぜ一般的だったのか？

その理由は、そもそも共有するルールがなかったからです。それに、共有サーバーを利用すると何が良いのかわからないまま、「今日からこのサーバーを使いましょう！」と言われて使っているのが大半であるのも要因の一つです。

その状態で導入した共有サーバーに、存在している個人持ちファイルは、そのファイルの作成者が自身のオリジナルルールに従い保管場所を決めていただけに過ぎません。

そして、人によって異なるオリジナルルールで運用してきた結果、職場の同じ人でさえ、お互いの業務ファイルが、どこに保管されているかを知らないというのが、当たり前になっているのが現状なのです。

個人持ちファイルが横行している職場では何が起きているのでしょうか？

通常、職場の実務担当者は、その上司に何の情報を報告すべきかを、常に取捨選択しながら仕事をしています。

そしてその上司は、その部下から連絡を受けたことに対して、何かしらのアクションを行うことになるのですが、一昔前までは上司のアクションは部下が発信する情報の中でしか判断材料がありませんでした。

つまり、上司に適切な連絡をすることができる部下がいる前提で組織は動いていたことになります。

もしその時、個人持ちファイルを持たない職場の上司ならば、部下に確認せずとも簡単に状況を調べることができるので、無駄な打ち合わせやその部下への事情聴衆の回数はかなり減るはずです。

個人持ちファイルが悪い理由は、その個人持ちファイルがある限り、その無駄な打合や聞き込みをしないと情報がもらえないと言う悪しき習慣が残ってしまうからです。

解決策は、簡単です。

共有サーバーのフォルダ構成をルール化し、保管方法を決めることです。

恐らく、そのルールに従う部下にとっては、ゴミの分別法を覚えるかのように、慣れるまでは面倒くさいと思うかもしれません。しかし、うまくいけば、かなりの無駄なやり取りが削減されるはずです。

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