社内サーバーのデータ保管場所に個人ファイルを作ってはいけない理由

あなたの組織は、書類を個人持ちにしているのが当たり前になっていませんか？

「この書式は、あの人が以前作っていたけどまだそのデータ持ってるかな？」

「急遽休んでいる人の代行でこの書類作ることになったけど、そのデータどこに保存してるのかわからない」

このようなやりとりは数年前までは当たり前でした。会社によっては、共有サーバーで管理してるとはいえ、結局そのサーバーに個人フォルダを作ってしまうケースが多かったのです。

これはでは、個人持ちのファイルとなんら変わらないのです。

ここで個人持ちファイルとは何か定義しておきます。個人持ちファイルとは、自分しか見つけられない場所に保管しているファイルとします。例えば、共有サーバーに入れたファイルでも、同じ組織の人が簡単に探し出すことができない場合は、個人持ちファイルと考えています。

個人持ちファイルがなぜ一般的だったのか？

その理由は、そもそも共有するルールがなかったからです。それに、共有サーバーを利用すると何が良いの分からないまま、「今日からこの共有サーバーを使いましょう！」と指示されて使っているのが、大半であるのも要因です。

その状態で導入した共有サーバーに、存在している個人持ちファイルは、

そのファイルの作成者が自身のオリジナルルールに従い保管場所を決めています。

これによって、様々な異なるオリジナルルールで運用してきた結果、同じ職場の人でさえ、お互いの業務ファイルが、どこに保管されているかを知らないというのが、当たり前になっているのが現状なのです。

個人持ちファイルが横行している職場では何が起きているのでしょうか？

通常、職場の実務担当者は、その上司に何の情報を報告すべきかを、常に取捨選択しながら仕事をしています。

そしてその上司は、その部下から連絡を受けたことに対して、何かしらのアクションを行うことになるのですが、一昔前までは上司のアクションは、部下が発信する情報の中でしか判断材料がありませんでした。

つまり昔は、上司に適切な連絡・報告・相談をすることができる部下がいる前提で、組織は動いていたことになります。

現在は、情報がすべてです。

個人持ちファイルが横行している職場では、情報はすべて個人が所有していることになり、共有化されません。

個人持ちファイルを持たない職場の上司ならば、部下に確認せずとも簡単に状況を調べることができるので、無駄な打ち合わせやその部下への事情聴衆の回数はかなり減ります。

個人持ちファイルが悪い理由は、その個人持ちファイルがある限り、その無駄な打合や聞き込みをしないと情報がもらえないと言う悪しき習慣が残ってしまうからです。

解決策は、簡単です。

共有サーバーのフォルダ構成をルール化し、保管方法を決めることです。

恐らく、そのルールに従う部下にとっては、ゴミの分別法を覚えるかのように、慣れるまでは面倒くさいと思うかもしれません。しかし、うまくいけば、かなりの無駄なやり取りが削減されるはずです。

仕事が増えるたびに新しくフォルダーを作成してしまう人がいますが、そういう人にとって、新しくフォルダーを作ることは、

「カテゴリを分けることで、分別しやすくするから、データにアクセスしやすくなる」

と思っている人がほとんどです。

しかし、新しくフォルダーの作成することは、そのデータを隠してしまうことにつながることを自覚しなければいけません。

おまけにフォルダーは増やすことはあっても、削除することはほとんどありません。（フォルダー作成は増加のみである！）

そのため、フォルダーを新たに追加することもルールに入れておく必要があるのです。

次に、ファイル名を業務関連の名前で統一し、ルールを決めておくことが必要です。

ファイルがどこにあるか検索しやすくなり、「あのファイルどこに保管したっけ？」という悩みが解消されます。

職場によっては、データの保管方法にルールがない部署もあるかもしれません。

そんな職場は、一度騙されたと思ってデータ保管のルールを決めて文章化してみてください。

その文章を部署内の業務標準や規定に盛り込んでもいいかもしれません。

グループ内でデータ共有がかなりスムーズになるはずです。

ぜひまだファイルサーバーも導入していない会社や部署がありましたら、導入を検討してはどうでしょうか？

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